¿En qué consiste el shadowing o trabajo de sombra?

¿Qué es el shadowing?

El shadowing, o trabajo en sombra, es una forma de capacitación secundaria en la que un empleado, también conocido como el "observador", sigue a un colega más experimentado alrededor. Esa persona se conoce como la "sombra" o el "mentor". La experiencia ayuda al observador a aprender sobre los procesos, tareas y responsabilidades del mentor al observar cómo los realiza en la vida laboral cotidiana.

Este método es recomendable para transferir conocimiento tácito que es posible que no pueda aprenderse en un aula normal.

El shadowing como método de capacitación en el trabajo puede estructurarse de varias maneras, según el objetivo perseguido por la empresa y el empleado. Puede ser adecuado para una breve excursión de un día o una semana, o para períodos más largos, ayudando al empleado a comprender todas las complejidades del cargo.

Beneficios del trabajo de sombra en el ámbito profesional

El shadowing tiene varias ventajas tanto para los empleados de una organización como para la propia empresa. A continuación, se presentan los beneficios más importantes:

• Adquisición de conocimientos prácticos: al observar a un colega experimentado, se aprende de primera mano cómo completar las tareas y realizar los desafíos únicos del puesto.
• Desarrollo de habilidades: el shadowing permitirá mejorar tanto las habilidades técnicas, como las habilidades blandas, la comunicación, la solución de problemas y la gestión del tiempo.
• Fomento de la colaboración: en general, esta práctica fomenta una cultura de colaboración y aprendizaje dentro de una organización, lo que refuerza las relaciones entre los empleados.
• Identificación de oportunidades de mejora: al examinar de cerca los procesos y las tareas, permite detectar áreas en las que la evaluación de desempeño de trabajo podría necesitar ayuda, así como proponer posibles soluciones.
• Facilitación de la transición laboral: para los nuevos empleados o para los que están en un nuevo rol, el trabajo en sombra facilitará la obtención de una mejor comprensión de las expectativas y responsabilidades laborales, lo que hará que el primer período en la empresa sea más suave y eficiente.

¿Cómo hacer shadowing efectivamente?

El shadowing debe ser planeado y ejecutado de manera estructurada para asegurar su efectividad. A continuación, se describe una guía paso a paso para realizarlo:

1. Definir los objetivos: ante todo, el observador y el mentor deben comprender sus propias metas para la sesión de shadowing. ¿Qué habilidades o conocimientos intentan adquirir? ¿Qué objetivos tiene cada parte invertidos en esta jornada?
2. Seleccionar el mentor: asegúrate de que esta persona sea lo suficientemente experimentada y caracterizada por habilidades excepcionales para ser un modelo a seguir y un entrenador efectivo. Además, el mentor debe tener algo de tiempo y estar dispuesto a enseñar.
3. Planificar la sesión: crea un horario y un plan para la sesión. Debe tener la oportunidad de observar varias tareas y procesos, por lo que necesitará horas libres en la jornada laboral del mentor.
4. Observar activamente: simplemente el empleado debe observar, tomar notas, plantear preguntas y comprender por qué cada tarea opera de cierta manera.
5. Reflexionar y evaluar: cuándo termine, deberá reflexionar sobre cómo marcha su jornada de aprendizaje, si alcanzó sus metas y expresar sus impresiones y aprendizajes al mentor.

Elementos clave para un shadow work exitoso

Hay varios elementos importantes para garantizar que una sesión de shadow work sea exitosa:

1. Comunicación: mantener una comunicación abierta y continuar con el mentor. Antes de la sesión, discutir cuáles son sus expectativas y objetivos y hacer preguntas al mentor cuando sean necesarias.
2. Siempre establecer objetivos claros: definir explícitamente los objetivos para la sesión de acompañamiento. Asegurarse de que ambos  están en la misma línea acerca de lo que se espera lograr.
3. Flexible pero rígido: aunque una planificación es esencial, debe adaptarse a las circunstancias y aprovechar las oportunidades de aprendizaje no planificadas donde pueda tenerlas.
4. Compromiso: el observador y el mentor deben invertir en la sesión de shadowing y hacer que cada minuto cuente.
5. Confidencialidad: mantener la confidencialidad de la información y de los procesos a los cuales un acompañante podría tener acceso. Esto es necesario, especialmente en entornos en los que la información crítica es abordada.

Shadowing versus otras formas de aprendizaje en el trabajo

El shadowing no es la única forma de aprendizaje en el trabajo. A continuación, se presenta una comparación con otros métodos que destaca las diferencias y similitudes:

• Pasantías: a diferencia del shadowing, las pasantías son programas reales y pueden durar más y ser más estructuradas. Una persona que realiza prácticas realiza un cierto set de tareas específicas bajo supervisión.
• Prácticas profesionales: una práctica laboral es simplemente una versión más prolongada de las pasantías. Con este método el individuo realiza tareas reales. Y es que las prácticas están más estrechamente relacionadas con la formación académica y consisten en realizar un proyecto específico.
• Mentoría: en este caso, un mentor apoya al empleado a lo largo del tiempo. La mentoría no es una sesión de shadowing única; más bien, es un programa a largo plazo relacionado con el desarrollo profesional general.
• Capacitación formal: la capacitación es un programa estructurado con un currículum específico. El shadowing, por otro lado, se adapta al entorno real. Muchas veces la capacitación formal es un método más teórico.

Evaluación y seguimiento después de una sesión de trabajo de sombra

Para garantizar que lo que el empleado ha aprendido del shadowing se integre en su puesto de trabajo, la evaluación y el seguimiento son igualmente esenciales. Aquí hay algunas formas de hacerlo:

1. Revisión con mentor: programar una reunión con el mentor para realizar un seguimiento de lo que aprendió y obtener comentarios. Esta conversación podría ayudar a identificar áreas de mejora y próximas oportunidades de aprendizaje.
2. Autoevaluación: el empleado debe reflexionar sobre su experiencia y evaluar su tasa de aprendizaje en comparación con lo que esperaba de los objetivos iniciales. 
3. Práctica: el empleado debe intentar emplear lo que aprendió en su propio trabajo. Esto no se limita a instaurar nueva idea, sino que también puede implicar mejorar los procesos actuales y adaptar las mejores prácticas observadas durante el shadowing.
4. Documentar: mantener un expediente de lo que aprendió durante el proceso de shadow work. Esto no solo consolida su conocimiento, sino que también puede utilizarlo como referencia futura y evidencia de su desarrollo profesional.

Conclusión

El shadowing o trabajo de sombra es una herramienta poderosa para el desarrollo profesional y la educación permanente. Al estudiar a sus colegas de cerca, el empleado puede aprender conocimientos prácticos, adquirir habilidades y construir cultura de colaboración en tu organización.