¿Es obligatorio pagar dietas a los trabajadores de una empresa?

¿Qué son las dietas en el trabajo y qué tipos hay?

Empecemos definiendo qué son las dietas en el trabajo. Las dietas de los trabajadores son compensaciones económicas destinadas a cubrir los gastos de manutención, alojamiento y transporte que pueda tener al desempeñar su labor fuera de su lugar habitual de trabajo.

Estos gastos extra no son parte del salario, sino más bien un reembolso por costes que tu empleado no tendría si no fuera por el requerimiento de desplazarse por motivos laborales.

Tipos de pagos de dietas

• Dieta media: imagina que tus empleados se desplazan al trabajo. Por cada día fuera, recibirán una cantidad fija, sin necesidad de guardar tickets o facturas. ¿No es práctico? Eso sí, el importe puede cambiar dependiendo del convenio colectivo y el destino.
• Dieta entera: ahora bien, si prefieres que los gastos se justifiquen, la dieta entera es la opción. Tus empleados deberán presentar comprobantes de sus gastos para recibir el reembolso correspondiente.
• Dieta diaria: similar a la entera, pero con una vuelta de tuerca: el importe varía según el convenio y el lugar de desplazamiento. ¿No crees que es justo ajustar la dieta a la realidad de cada destino?
• Dieta por kilómetro: ¿y qué hay de esos kilómetros que tus empleados recorren? Cada uno cuenta, y por ello, se les compensa por cada kilómetro viajado en misión laboral.
• Dieta por pernoctar: cuando la jornada se extiende y toca pasar la noche fuera, esta dieta cubre el descanso merecido de tus empleados en un lugar que no es su hogar.Dieta por comida: ya sea un almuerzo entre reuniones o una cena después de un largo día, esta dieta asegura que tus empleados se alimenten como se debe sin preocuparse por el coste.
• Dieta por alojamiento: las noches fuera de casa también implican un lugar donde descansar. Esta dieta se encarga de que tus empleados tengan un techo cómodo y seguro durante sus viajes.
• Dieta por gastos varios: y para esos gastos adicionales que surgen, como el equipaje o los billetes de transporte, existe una dieta que los contempla.

Legalidad del pago de dietas: ¿Es obligatorio pagar dietas a los trabajadores?

¿Sabías que no siempre es obligatorio pagarlas? Según el Estatuto de los Trabajadores en España, las dietas se convierten en un deber para tu empresa cuando tu empleado tiene que desplazarse fuera de su lugar habitual de trabajo y, por tanto, incurre en gastos adicionales.

Entonces, ¿Cómo se establece esto? Las dietas y su importe se deben especificar en el convenio colectivo o, si no existe, en el contrato individual de trabajo.

Es importante mencionar que, según el Estatuto de los Trabajadores, las dietas por desplazamiento no solo compensan los gastos de viaje, sino también los de manutención y estancia cuando tu empleado se encuentra fuera de su lugar común de trabajo.

Es crucial que como responsable de Recursos Humanos estés al tanto de estas normativas para evitar cualquier tipo de conflicto laboral. 

¿Revisaste ya el convenio aplicable a tu sector para verificar las condiciones? No olvides que, aunque están exentas de cotización a la Seguridad Social hasta cierto límite, deben declararse como rendimientos del trabajo en el IRPF.

Y aquí surge otra pregunta importante: ¿están claras las políticas de dietas de los trabajadores en tu empresa? Es fundamental que tus empleados conozcan sus derechos y obligaciones, y que tu empresa establezca un procedimiento transparente y justo para el reembolso de estos gastos.

¿Cuánto es la dieta de un trabajador?

En España, la Agencia Tributaria pone límites de cuánta es la dieta de un trabajador exenta de IRPF para evitar sorpresas fiscales. Por ejemplo, si tus empleados viajan con alojamiento, pueden recibir hasta 53,34 euros al día sin preocuparse por el IRPF.

Y si no necesitan pernoctar, el límite es de 26,67 euros. Pero, ¿sabías que estos importes pueden ser más flexibles? Sí, dependiendo del convenio colectivo de tu empresa o de acuerdos individuales, podrías ajustar estas cifras.

Ahora, hablemos de cómo se calcula la dieta. No es solo cuestión de números; hay que considerar varios factores para calcular cuánto es la dieta de un trabajador:

• La distancia y el tipo de desplazamiento: no es lo mismo un viaje a la ciudad más cercana que uno al otro extremo del país, ¿cierto? Y si se usa transporte público, el coste varía.
• El alojamiento y la manutención: si tus empleados necesitan un lugar donde dormir y comer, eso incrementa el gasto. Es lógico, ¿no?El convenio colectivo: cada sector tiene sus propias reglas. Algunos convenios incluso definen un modelo de dieta fijo, lo que simplifica las cosas. Además, es importante considerar lo que establece el Estatuto de los Trabajadores sobre las dietas.
• El acuerdo individual: a veces, lo mejor es un trato personalizado. Si tu empresa y tu empleado se ponen de acuerdo, pueden establecer un modelo que beneficie a ambos.

Cómo contabilizar las dietas de los trabajadores

El proceso de cómo contabilizar las dietas de los trabajadores puede ser sencillo si sigues los siguientes pasos:

Primero, identifica el tipo de dieta que vas a contabilizar. ¿Es por alojamiento, manutención o kilometraje? Cada una se rige por su propia normativa fiscal y es clave saber diferenciarlas.

Luego, cuando vayas a incluir las dietas en la nómina, recuerda que deben contabilizarse en una cuenta del grupo 64 del Plan General de Contabilidad (PGC). Por ejemplo, podrías usar la cuenta 640 para el salario sin las dietas y una cuenta 640 x para las dietas.

Ahora, hablemos del tratamiento fiscal. Las dietas se consideran retribuciones y, por tanto, están sujetas a IRPF y retenciones. Y no olvides que el IVA que generan estas dietas será deducible, siempre y cuando sean gastos fiscalmente deducibles. 

Para mantener todo claro y ordenado, debes usar subcuentas específicas para las dietas dentro del subgrupo 64. Así, tendrás un mejor control y claridad en tu contabilidad.

Y un último consejo: asegúrate de que las dietas se justifican. No querrás tener problemas con la agencia tributaria, ¿verdad? Para facilitarte la vida, existen herramientas especializadas en la gestión de notas de gastos que te ayudan a llevar un registro detallado y sin errores.

A la hora de saber cómo contabilizar las dietas de los trabajadores, es importante tener en cuenta la siguiente documentación:

• Factura del hotel o alojamiento: en caso de dieta de alojamiento.
• Tickets de comida: en caso de dieta de manutención.
• Parte de desplazamiento: documento donde se detalla el motivo del viaje, la duración y el destino.

Implicaciones fiscales de las dietas de los trabajadores

¿Te has preguntado alguna vez cómo las dietas impactan en las obligaciones fiscales tanto de tu empresa como de tu empleado? Si eres responsable de Recursos Humanos, este tema es crucial y merece tu atención.

Obligaciones fiscales de tu empresa

• Reembolso de gastos: tu empresa debe reembolsar a tus empleados por los gastos de viaje y alojamiento incurridos por motivos laborales. Eso sí, deben justificarse y estar en línea con las políticas de tu empresa.
• Declaración de impuestos: los gastos de viaje y alojamiento son deducibles en la declaración de impuestos de tu empresa, lo que supone un ahorro fiscal significativo.
• Retención de impuestos: no te olvides de retener el IRPF correspondiente a los gastos de viaje y alojamiento que reembolsas a tus empleados.

Obligaciones fiscales de tu empleado

• Declaración de impuestos: aquí viene la buena noticia: las dietas están exentas de tributar, así que tus empleados no tienen que incluirlas en su declaración de la renta, siempre que no superen ciertos límites.
• Impuestos sobre la renta: dado que las dietas no se consideran salario, no hay que pagar IRPF sobre ellas, lo cual es un alivio para el bolsillo de tus empleados.
• Justificación de gastos: es importante que tus empleados justifiquen los gastos para que los reembolse tu empresa.

Conclusión

El pago de dietas por desplazamiento según el Estatuto de los Trabajadores a tus empleados no es una obligación universal, sino que depende de lo estipulado en el convenio colectivo o la normativa interna de tu empresa.

La gestión de las dietas debe ser clara, justa y conforme a la ley, tanto para proteger los derechos de tus empleados como para cumplir con las obligaciones fiscales y laborales.

Es un tema que requiere atención y cuidado en su manejo, ya que afecta al bienestar de tu empleado y a la operatividad de tu empresa.