Proceso de onboarding en una empresa: ¿Cómo hacerlo?
25 Septiembre 2024
El proceso de onboarding es una parte fundamental de la gestión de cualquier empresa. Puede describirse como un proceso en el que un empleado recién contratado ingresa al rol y aprende sobre la cultura y los valores de la compañía, con el objetivo de que pueda adaptarse a su nuevo puesto lo más rápido posible.
Sin embargo, algunas empresas no le dan la importancia que merece.. Pero esta actitud puede tener consecuencias muy negativas tanto para el empleado como para la empresa en general.
Por ello, en este post te diremos todo lo que necesitas saber sobre el onboarding y cómo se puede implementar de manera efectiva en tu negocio. ¡Empecemos!
¿Qué es el onboarding en una empresa?
El onboarding en una empresa es un proceso que se centra en integrar a los nuevos empleados de manera efectiva. Su objetivo principal es asegurar que la persona comprenda la misión y los valores de la organización, de tal forma que pueda alinearse con su cultura desde el primer día.
Para lograrlo, es esencial que como empresa diseñes un programa estructurado que incluya la capacitación y recursos necesarios para que el empleado sepa cómo moverse en su puesto desde el principio. Y para lograr el mejor resultado, cada onboarding debe personalizarse según las necesidades tanto del empleado como del puesto al que se va a sumar.
Elementos clave del proceso de onboarding
Podemos encontrarnos con varios puntos clave que deben estar presentes para que el onboarding funcione bien.
Probablemente, el aspecto más importante de orientar a un nuevo empleado es crear un espacio seguro para que haya una comunicación clara y efectiva entre el nuevo empleado y su supervisor directo. Aquí podemos encontrar aspectos como qué tareas se espera que el empleado realice, cómo se quiere que trabaje junto a su equipo, y cuáles son los valores y metas de la empresa.
Por supuesto, durante el onboarding también será necesario proporcionarle al empleado todo lo que necesite para hacer bien su trabajo. Aquí podríamos hablar de cualquier programa informático, manuales operativos, o cualquier otra herramienta necesaria en este sentido.
Y por último, no estará de más realizar presentaciones formales al resto del equipo, con el objetivo de que el nuevo empleado se sienta desde el principio como parte de la compañía.
¿Cuál es el proceso de onboarding en una empresa?
El proceso de onboarding de una empresa debería seguir varios pasos estratégicos que permitan a los nuevos empleados integrarse de manera eficiente. Estas son algunas de las claves:
- En primer lugar, establece las metas del onboarding. ¿Qué te gustaría que consiguiera la persona durante sus primeras semanas?
- Luego, desarrolla directrices integrales para ayudar al empleado a adaptarse, incluyendo por ejemplo la misión, los valores, las responsabilidades y la formación necesaria para desempeñar el puesto.
- Desarrolla un plan paso a paso lo más detallado posible para mantener una dirección específica en el proceso de onboarding, especialmente durante las primeras semanas.
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Ejemplo de onboarding de una empresa
No hay mejor explicación que un ejemplo; así que, para comprender exactamente qué es el onboarding de una empresa, veamos un ejemplo de cómo se realizaría para un empleado que se incorpora a una compañía de marketing digital.
El proceso de onboarding comienza con una fase preparatoria donde se designa un gestor de cuentas, se revisan los objetivos del cliente y se prepara una checklist de las tareas que tiene que cumplir el empleado. De esta forma, el nuevo empleado sabe desde el minuto uno lo que se espera de él.
Luego, se realizaría una reunión de bienvenida para presentar al equipo y explorar las expectativas del cliente. Aquí sería importante proporcionar todos los activos relevantes y datos sobre su público objetivo.
Por último, se llevarían a cabo sesiones de formación sobre las plataformas y herramientas que se utilizarán. Y para garantizar que todo vaya bien, sería buena idea establecer reuniones regulares de seguimiento durante las primeras semanas, para analizar resultados y optimizar las campañas al máximo.
Herramientas tecnológicas para facilitar la incorporación
Cuando se trata de agilizar el proceso de incorporación, aprovechar la tecnología puede suponer una gran diferencia. Por suerte existe mucho software especializado en incorporación que guíe a los nuevos empleados durante sus primeros días, proporcionándoles recursos esenciales y materiales de formación en un solo lugar.
Herramientas como los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) te permiten ofrecer módulos de formación a medida que se ajusten a la misión y los valores de tu empresa. Y ciertas plataformas de comunicación, como Slack o Microsoft Teams, facilitan la interacción en tiempo real, ayudando a los nuevos empleados a sentirse conectados desde el primer día.
Evaluación y mejora continua del onboarding
Evaluar el proceso de incorporación es esencial para garantizar que los nuevos empleados se sientan apoyados y comprometidos desde el primer día. Para evaluar su eficacia, puedes hacer muchas cosas:
- Recoge opiniones mediante encuestas y entrevistas poco después del onboarding.
- Analiza estos datos para identificar los puntos fuertes y débiles de tu programa.
- Fija objetivos medibles, como por ejemplo tasas de retención y el rendimiento de los empleados, para medir el éxito a lo largo del tiempo.
- Aplica cambios basados en los comentarios recibidos. Actualiza periódicamente los materiales y recursos para reflejar la evolución de las necesidades de la empresa.
Conclusión
En resumen, un proceso de incorporación bien ejecutado es esencial para el éxito de un empleado en su nueva empresa. Si comprendes sus elementos clave y participas activamente en las actividades, los nuevos miembros de tu equipo se sentirán integrados y respaldados desde el primer día.
